Co wyróżnia dobrego spedytora?

(Czas czytania 1:30 min)

Co charakteryzuje dobrego spedytora? Czy umiejętności? Wiedza? Ukończone uczelnie czy kursy? Czy może staż pracy liczony w latach? Jakby przyjrzeć się głębiej to wszystkie z powyższych obszarów mają wpływ na to, czy osoba, której powierzamy ładunek przewiezie go bezpiecznie z miejsca na miejsce. Gdyż przecież to jest najważniejszym zadaniem i celem pracy spedytora – dobra i profesjonalna organizacja transportu. 

Co jest niezbędne do tego, aby spedytora nazwać dobrym? Poniżej przedstawiam najważniejsze must have osoby, która profesjonalnie zajmuje się organizacją transportu. Na poważnie.

1 UMIEJĘTNOŚCI ORGANIZACYJNE

Spedytor musi organizować nie tylko prawidłowo swoją pracę, ale również nadzorować i koordynować pracę dostawców – przewoźników, kierowców, armatorów, portów, terminali. Do tego dochodzą kwestie związane z ofertowaniem, ściąganiem stawek czy nawet ustalaniem marży. A kończymy na wystawianiu dokumentacji, dekretacji kosztów czy nadzorowaniu zwolnienia towarów w odprawach celnych. W dziesiątkach albo setkach zleceń spedycyjnych miesięcznie. Bez sprawnie rozwiniętych umiejętności organizacyjnych jest to po prostu niemożliwe do zrealizowania. Dobrze i bezpiecznie.

Być może byś chciał/a aby spedytor odpowiedział Ci na maila, którego wysłałeś przed chwilą? Spokojnie odpowie, tylko w międzyczasie zrobi 50 innych rzeczy. Tak, do tego dochodzi też bieżąca dobra i sprawna obsługa klienta.

2 OSIĄGANIE POROZUMIENIA

W biznesie spedycyjno-transportowym ciężarówka nie zawsze dojeżdża na czas na miejsce a towar na magazynie nie zawsze jest gotowy do podjęcia. Podobnie jak dokumentacja z nim związana. Spedytor codziennie musi dochodzić do porozumienia związanego z opóźnieniami, problemami, niegotowym towarem, przebukowanym statkiem, zapchanym gankiem na przeładunki czy brakiem ciężarówek na odwóz towaru. W przeciwnym razie na każdym z kroków całego łańcucha dostawy czekałyby na niego koszty, a finalnie za koszty płaciłby i tak klient spedytora.

Dobry spedytor potrafi znaleźć ciężarówkę, miejsce na przeładunek czy nawet miejsce na statku dochodząc do porozumienia w drodze negocjacji ze swoimi dostawcami i klientami. Klientami? Dokładnie, gdyż nawet oni dokonują często zmian w planach dostaw, odbiorach towarów czy nawet czasem rezygnacji z poszczególnych usług w międzyczasie.

3 SPOJRZENIE DŁUGOFALOWE

Spedytor zawsze patrzy w przyszłość pracując z klientami i pakietem swoich dostawców. Dlaczego? Dlatego, że klient będzie miał kolejne wysyłki a dostawców wbrew pozorom nie ma nieskończonej ilości. W szczególności tych dobrych – zarówno klientów jak i podwykonawców. Jeżeli sprawy źle się mają z jakiegoś powodu to dobry spedytor będzie zawsze polubownie z pełnym szacunkiem i swoim zaangażowaniem dążył do sprawnego załatwiania sprawy. Ponieważ gdzieś, z tyłu głowy będzie widział kolejne jutro. Lepsze jutro. Z ciężarówką, która dojedzie na czas i na miejscu będzie o czasie rozładowana.

4 UTRZYMYWANIE RELACJI

Jako że spedytor to jednostka stadna z łatwością nawiązuje i podtrzymuje kontakt ze wszystkimi w relacjach biznesowych. Zna doskonale potrzeby swoich klientów, rozumie sytuacje swoich przewoźników, zna główne relacje transportowe, wie na kogo może liczyć w danych kierunkach … jak również na kogo nie. Dzięki czemu zawsze sprawnie i bezpiecznie przewozi towary w dobrych cenach. Podtrzymując dobry kontakt ze wszystkimi na co dzień w pracy łatwiej jest spedytorowi załatwiać sprawy w sposób … mniej formalny niż za fakturą.

W przeciwnym razie wybierz dwa z trzech – sprawnie / bezpieczenie / w dobrych cenach.

5 KALKULACJA RYZYKA

Czyli zmora spedytora. Bazując na swojej wiedzy, spedytor przy każdym transporcie i na każdym jego etapie dokonuje kalkulacji wszystkich najważniejszych ryzyk związanych z transportem – opóźnienia w transporcie, legalny dostawca, wahania stawek, brak gotowości towaru, złe wymiary kartonów, możliwe braki w dokumentach, brak transportu w danym momencie, złe obciążenia kosztowe, dodatkowe koszty, cashflow, windykacja i kilkadziesiąt innych, które towarzyszą każdej operacji transportowej.

Kompetencja ta rozwija się u spedytorów latami i w rozmowach ze swoimi klientami bardzo często pytają oni o różne rzeczy – to właśnie z tego powodu. Ograniczają i minimalizują dzięki temu ryzyka.

5+1 PRACA ZESPOŁOWA

Spedytor jest zawsze graczem zespołowym. Z jednej strony ma swój team w swojej firmie i inne komórki z którymi pracuje w ramach jednego przedsiębiorstwa – np. dział transportu, agencja celna. Czasem spedytor nawet współpracuje z zarządem.

Z drugiej strony jednak wszyscy z którymi organizuje łańcuchy logistyczne to są tak na prawdę podobnie jak koledzy z firmy – też jego kumple. Pracując z tym samym przewoźnikiem Jankiem, robiąc bookingi u Kamila, organizując przeładunki w porcie u Andrzeja a wszystko robiąc dla Gosi, która sprowadza towary, spedytor działa zespołowo w drodze większego dobra. Dobra sprawnej organizacji transportu.  

Jak widzisz z jednej strony praca spedytora nie wydaje się być fizyką kwantową, neurochirurgią czy inżynierią. Z drugiej jednak strony organizuj kilkadziesiąt operacji transportowych miesięcznie z zachowaniem bezpieczeństwa, sprawności dostaw i utrzymywaniu wszystkiego w rynkowych kosztach przewozu.