SPEDYTOR nawala – sprawdź gdzie – 10 obszarów

Diabeł na Ciebie czeka w sądzie a kontrahenci, koledzy i właściciel firmy najpierw Ciebie dorwą w czyśćcu.  Z czym najczęściej spedytorzy nawalają w swoich codziennych, zawalonych robotą obowiązkach.

Wszystko jest dobrze do momentu, aż sprawa nie trafia do prawników a dalej do sądu. Wszystko jest dobrze do momentu, aż idą zlecenia i liczymy zyski na koniec miesiąca. Wszystko jest jak najbardziej doskonale do momentu, gdy nie mamy problemów ze znalezieniem auta czy dostawą. Co nie?

Sprawy się troszkę komplikują w momencie, gdy nie wszystko idzie po myśli. W szczególności po myśli klienta, który zlecił transport towaru i liczy, że wszystko bez problemów dojedzie na miejsce.

Słowo LICZY ma tutaj ogromne znaczenie, bo przecież jak to w transporcie Panie, to w końcu tylko transport. Jednakże ten transport ktoś, w jakiś sposób organizuje i bierze za niego pieniądze.

Jestem przekonany, że jak jesteś moim czytelnikiem i regularnie śledzisz moje artykuły i materiały to Ciebie te kwestie nie dotyczą, ale może masz kolegę lub koleżankę, która może potrzebować … Uświadomić sobie, że ma parę obszarów do poprawy.

O to one:

Temat 1 – Sprawdzanie dostaw i podstawień – zleciłeś transport i liczysz, że dojechał? Dojedzie? Na pewno dojedzie? Złożyłeś booking i zgodnie z sailingiem powinien wypłynąć? Na pewno wyszedł, przecież moje kontenery nigdy nie mają żadnej rolki. Klient przyszedł o 9 do biura a transport od 8 powinien być na miejscu ładowany – auta nie ma – sam dyrektor firmy do Ciebie dzwoni i uczy Ciebie jak transport organizować. Znajome?

Chcesz zwalić na przewoźnika czy kierowcę czy jednak weźmiesz odpowiedzialność za siebie, że nie zweryfikowałeś dostawy? Kto w końcu bierze pieniądze od klienta za profesjonalną organizację transportu?

Temat 2 – Ściemnianie – „Już dojeżdża, jest za rogiem. Zaraz będzie.” Znajome? Jak często ściemniasz klientom, że podstawisz ciężarówkę o czasie? Lepiej, jak wiesz, że jej nie podstawisz? Ile razy ściemniasz przewoźnikom – ile ładują? Lekko! 20stka może być „na przedzie”? Jasne pewnie, że może być na przedzie! Panie na przeładunek my tylko na tyle ładujemy.

A odprawa, gdzie? A to odprawiony na pewno! A na zakładzie o 14.00 mówią drajwerowi jak załadują, że na odprawę to 50 km w drugą stronę najpierw ma gnać – ale dzisiaj to Pan nie zdąży.

Nie miałem czasu. Nie miałem informacji. Nie powiedzieli mi. Czy może się nie upewniłeś? Czy może nie doczytałeś? Czy może jednak potrzebujesz trochę więcej się przyłożyć do sprawdzania pewnych rzeczy? Zawsze przecież #ZamianamPodDywan albo #MożeSięUda lub #SięNieSkapną można zastosować.

Ściemnianie w tej branży przypomina mi cytat „Oko za oko, aż wszyscy oślepną”. „Ściema za ściemą, a wszyscy nie ogarną transportu.”

Pomijam tutaj rodzime negocjacje w stylu „transport się nie opłaca”, „ja dokładam do transportu”, „jadę za darmo specjalnie dla Ciebie”, „obrobimy przy kolejnym zleceniu”  – to w końcu tylko negocjacje biznesowe.

Ciągłe ściemnianie czyni spiralę ściem tylko większą. 

Temat 3 – Olewanie zapytań i spraw klientów – pamiętasz o co Ciebie klient ostatnio pytał, abyś mu sprawdził? Nie pamiętasz? Spoko klient też nie pamięta, że o to Ciebie zapytał. Zapytał też Twoją konkurencję i oni powrócili z tematem.

Zastanawiałeś się nad tym, ile tematów ucieka Tobie w postaci zleceń z rzeczy, o które klient zapytał, bo potrzebował się czegoś dowiedzieć? Nie wiesz tego. Bo w końcu przejął to ktoś inny.

Temat 4 – Wystawianie dokumentów przewozowych i handlowych – zlecenie? No napisałem na transie, dostał mailem dwa zdania i drugą część drajwer dostał smsem, gdzie rozładunek. Oferta? Na transie zrobię mu printscreen stawki – to nie wystarczy? A to on miał zamocować? Nie ma nic w zleceniu. Bo nie ma zlecenia ani oferty. Znajome?

W świecie opartym na informacji, brak pisemnych zleceń działania, wcześniej potwierdzonych ofert, z warunkami realizacji, regulacjami prawnymi czy wskazaniami różnego rodzaju może doprowadzić Ciebie do jednego.

Porażki w sytuacji, gdy nie pójdzie po myśli i spotykasz się z Twoim partnerem handlowym w sądzie.

Zwróć uwagę na podstawowe dokumenty u siebie w firmie – ofertę i zlecenie – czy aby na pewno masz je do każdego zlecenia. Bo tematy w transporcie mogą do Ciebie powrócić po kilku miesiącach i nawet nie będziesz wiedzieć, z której strony.

Temat 5 – Presja na kierowcach i przewoźnikach„Pan ma dojechać, nie obchodzi mnie jak to Pan zrobi”, „Jak Pan nie da rady to pojedzie ktoś inny”, „Ładują, ile ładują, to że parę palet więcej czy ton, to nie problem”, „600 km? Toż on da radę w 5 godzin” + „i to z pauzą”. Dorzućmy do tego podarcie ryja trochę na przewoźnika albo szofera a opierdolmy go jak psa, bo tak starsza koleżanka, co już na emeryturze jest, uczyła nas rozmawiać z kierowcami. Żeby nadać odrobinę dramatu i dreszczyku emocji – postraszmy karami, przestojem dwudniowym, tym, że nie zapłacimy za fracht i mamy komplecik.

Jedni mówią, że kierowcy czy przewoźnicy to „odmienne środowisko”, inni „że z nimi tak trzeba”, jeszcze inni „że są sami sobie winni”.

Osobiście uważam, że jeżeli nie potrafisz z ludźmi racjonalnie rozmawiać i nie potrafisz panować nad swoimi emocjami – to raczej obszar do rozwoju leży bardziej u Ciebie niż we wszystkich dookoła.  Bez względu na to z jakim środowiskiem rozmawiasz.

Osobiście pamiętam wiele prostackich, bezczelnych zachowań kierowców i przewoźników. Ale nie tylko ich. Pamiętam też prostaków na pozycjach zarządzających. Spedytorki o takiej kulturze osobistej, że aż dziw, że to kobieta. Ludzi w białych kołnierzykach – buraków najwyższej maści.

Czy to są powody do dumy, że wydzierasz ryj na ludzi? Czy raczej do wstydu? Zanim zaczniemy generalizować jakieś grupy społeczne w ramach branży, może najpierw zrobimy sobie dobre spojrzenie w lustro. Wiesz, takie na 5 minut.

Poza tym wiecie, są jakieś normy prawne, godziny pracy drajwera, jakieś logiczne związki organizacji transportu – w końcu to logistyka. Fakapy się zdarzają, ale lepiej jest w racjonalny i bezpieczny sposób, w oparciu o wzajemny szacunek sprawy załatwiać. Nie można? Och…

Temat 6 – Brak organizacji pracy własnej i bałagan w teczkach – pamiętam jak w jednej firmie, zapytałem się spedytora – ty stary, ty masz tutaj kontenery do wydania co nie? No tak. No i je wydałeś dawno temu? No tak. A gdzie masz HBLe? Jakie HBL? No tu jest napis ORIGINAL, to trzeba HBL? O kurde, faktycznie.

Nie powiem Wam historii jakie przerobiłem i o których słyszę jakie mają miejsce w firmach, bo by mnie chyba ITD zaprosiło na wywiad. I to nie na youtuba. Dziesiątki braków dokumentów w teczkach, porozwalane szczątki dokumentów w różnych miejscach, niezorganizowanie, pomijanie maili, wydruki jakichś dokumentów bez zakładania zleceń. Monitory pooblepiane karteczkami, zapiski wyrwane gdzieś w kalendarzach, których sam twórca nie ogarnia. Potem, jak ktoś idzie na urlop to ten co go zastępuje to nawet się nie boi. Po prostu wie, że ma #Prze*Bane

Co spedytor to swój standard lub jego brak – w sumie nie ma znaczenia. Ważne, że poszło.

Temat 7 – Brak weryfikacji kontrahentów – wiesz, że jest coś takiego jak należyta staranność? Taki szczegół, który mówi o tym, że dałeś mocno ciała jak sprawa trafia do sądu. Podpiąć pod to można wszystko więc jest to bardzo dobrze zdefiniowane pojęcie. W szczególności, gdy wydałeś towar fikcyjnemu przewoźnikowi lub nie sprawdziłeś jego polisy – czy może wziąć taki towar i czy ma odpowiednią wysokość polisy? Ściągasz regularnie dokumenty Twoich kluczowych dostawców? Wiesz, dobrą praktyką w dzisiejszych czasach jest też przefiltrować Twoich klientów przy przez przypadek nie widnieją a KRD i innych rejestrach – warto się przyjrzeć temu od kogo bierzesz robotę do przewozu.

Pan obwieszony złotem wygląda na bogatego do momentu rozliczenia faktur za transporty. Miej to na względzie. Weryfikuj to z kim działasz – od lat spedytorzy są wystawiani na wszelkie możliwe sposoby i zostają z kosztami lub niezapłaconymi fakturami.

Każdy biznes niesie za sobą ryzyko, spedycja również – minimalizuj je.

Temat 8 – Nieczytanie dokumentów czy instrukcji – list przewozowy i zlecenie najlepiej jest przeczytać. Jak w dokumencie jak jest zapis TRANZYT to pewnie będzie gdzieś odprawa. Jak na liście jest zapis „Towar uszkodzony” to pewnie ktoś będzie występował z roszczeniem. Jak w mailu jest instrukcja kogo powiadomić czy jaką drogą ma szofer jechać, bo są ograniczenia na drodze to chyba warto o tym kogoś powiadomić? Wiesz może i DMC w normie, ale z naciskami na osie bywa różnie. Jak towar ma plomby weterynaryjne to może weterynarz musi być przy otwarciu naczepy czy kontenera? A jak na HBL jest napis ORIGINAL to co wtedy? A na nim malutki zapisik od agenta w prezencie FREIGHT COLLECT, o którym zapomniał nadmienić w mailu? Czy może nie warto zanim jak przyjdzie ten konosament nie przyjrzeć się bardziej szczegółowo oryginałowi od klienta i kopii od agenta, bo może on być sfabrykowany? Sąd zapyta a Pan wydając towar nie widział, że podpis inny niż ten na oryginale.

Dokumenty i instrukcje to piekielnie ważna rzecz – czytaj je i podchodź do nich z szacunkiem. Są one bardzo ważne.

Temat 9 – Spychologia – uwielbiam to! Ja napisałem mu maila. Ja mu powiedziałem. Ja nie wiem nic na ten temat. Ja byłem w mailu, ale to nie był mail do mnie. Ja mówiłem, że to trzeba zrobić, ale nikt tego nie zrobił. Ale to on mnie nie powiadomił. To jego wina. To nie moja wina, bo ja zrobiłem wszystko dobrze. Ale to transport nawalił. Ale to agent mi nie powiedział.

Co złego to na pewno nie ja! Nikt nie jest tak skrupulatny, nie działa tak dobrze, nie jest tak pilny i tak dokładny jak Ja! Przecież ja robię wszystko dobrze, to inni nawalają – zobacz – to ich wina.

Obwinianie siebie nawzajem to powszechna praktyka – spychanie odpowiedzialności na wszystkich dookoła to niezła metoda przeżycia. W końcu pozwoliła Tobie niejednokrotnie przeżyć unikając odpowiedzialności za swoje zaniedbania. Co tylko z Twoimi kolegami czy partnerami biznesowymi? No tak. W sumie zapewne nie masz ich zbyt wielu. Bo co mogłeś spalić to masz już za sobą. Dobrze wiesz o czym mówie.

Temat 10 – Koleżeństwo w trakcie urlopów – Spedytor spedytorowi spedytorem – podsumuj wszystkie powyższe punkty i dodaj do tego urlop kolegi. Który zostawia Tobie miny. Urlop przypomina bardziej grę saper – której teczki nie dotkniesz to albo wybuchasz, albo dostajesz info – mina w trzech ruchach.  Raz ją wyłapiesz a raz gejm over i na nowo. Następnie wszystkie koszty, dokumenty z transportu, dokumenty przewozowe, klejmy, nieodpisane maile – zostawiasz koledze czy koleżance. Bo przecież Ty jesteś tak zarobiony.

To, że u Twojego kumpla może w kotle dziać się rzeźnia – nie jest tak istotne, za 2 tygodnie będzie z powrotem to będzie wyjaśniał. A fakap, który tam wystąpił, to zdąży się sam rozwiązać. W końcu to tylko klient coś chce.

Czasy się zmieniły. Ale ludzie chyba nie tak bardzo. Podejście nie tak bardzo. Kultura … Chyba też mogłaby trochę ulec zmianom. W końcu mamy rok 2020 a nie 1995.

Uważaj, jak działasz. Działaj świadomiej.

Udostępnij ten artykuł, jak wiesz, że mógłby on uświadomić choć jedną osobę, aby zwróciła trochę uwagę na to jak działa i jakie konsekwencje niesie za sobą takie a nie inne działanie.

Autor: Dawid Wardin

Pracuję z firmami branży TSL. Ułatwiam im rozwiązywanie problemów - biznesowych / sprzedażowych / strategicznych - poprzez współpracę z zespołem. Daję im wskazówki jak działać, oni działają i to działa. Dzięki temu łatwiej rozwijają się w branży.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *